De nombreuses entreprises, quelle que soit leur taille, font face à des défis en matière de gestion documentaire. Avec l'essor de la digitalisation, la gestion efficace et sécurisée des documents numérisés est devenue cruciale pour améliorer l'efficacité opérationnelle tout en garantissant la confidentialité des informations. Scanadoc, leader dans les solutions de numérisation et de gestion documentaire, a récemment aidé une PME dans le secteur juridique à transformer sa manière de gérer ses documents. Voici un retour sur ce cas d’utilisation réussi.
Le Contexte : Une Gestion Documentaire Complexe
Cette PME, spécialisée dans les services juridiques, gérait quotidiennement une grande quantité de documents sensibles, dont des contrats, des pièces judiciaires, et des correspondances avec ses clients. Avant d’adopter les solutions de Scanadoc, elle rencontrait plusieurs difficultés :
Documents physiques et numérisés dispersés : La gestion hybride des documents papier et numériques provoquait des erreurs de classement et des retards dans le traitement des dossiers.
Processus manuels et chronophages : La numérisation des documents n’était pas centralisée et impliquait de multiples étapes de traitement manuel.
Risque de perte et de fuite de données : L’entreprise avait des préoccupations croissantes concernant la sécurité des documents sensibles, notamment en ce qui concerne la conformité avec le RGPD et la protection des informations confidentielles.
Ces inefficacités affectaient non seulement le fonctionnement interne de l’entreprise, mais également la qualité de son service client, avec des délais de réponse prolongés et un risque de perte de confiance de la part de leurs clients.
La Solution Scanadoc : Numérisation et Gestion Centralisée
Pour répondre à ces défis, l’équipe de Scanadoc a proposé une solution complète de numérisation sécurisée et de gestion documentaire.
Mise en place de scanners Kodak Alaris
L’entreprise a intégré les scanners professionnels Kodak Alaris, connus pour leur capacité à traiter rapidement de grandes quantités de documents tout en garantissant une excellente qualité de numérisation. Avec des fonctionnalités comme la détection de documents mal insérés et la correction automatique d’images, ces scanners ont considérablement réduit les erreurs lors de la numérisation.
Centralisation des documents dans un système GED
Une fois numérisés, les documents étaient automatiquement envoyés vers une Gestion Électronique des Documents (GED) fournie par Scanadoc. Ce système permettait de centraliser et de classer les documents de manière automatisée grâce à la reconnaissance intelligente des informations (OCR). Fini les classements manuels fastidieux !
Sécurité renforcée et conformité
L’une des principales préoccupations de la PME étant la sécurité des informations, Scanadoc a mis en place des mesures de sécurité robustes. Chaque document numérisé était chiffré pour protéger les données sensibles. De plus, le système GED offrait un accès contrôlé basé sur des permissions, garantissant que seuls les utilisateurs autorisés pouvaient accéder ou modifier certains documents. Des sauvegardes automatiques ont également été mises en place, assurant une récupération rapide en cas d’incident.
Les Résultats Obtenus
Après quelques semaines d’utilisation, les bénéfices pour la PME étaient déjà visibles et mesurables :
Gain de temps de 50 % sur les tâches de gestion documentaire : Grâce à l’automatisation de la numérisation et du classement, les équipes ont réduit de moitié le temps passé à gérer leurs documents.
Réduction des erreurs humaines : Les fonctionnalités automatiques des scanners Kodak Alaris et le système GED ont permis de limiter les erreurs de classement et les omissions de documents.
Amélioration de la sécurité des données : Grâce au chiffrement et à la gestion des accès, l’entreprise a fortement réduit les risques de fuite ou de perte de données. Elle a également renforcé sa conformité avec les exigences légales, notamment le RGPD.
Satisfaction client accrue : Avec des processus internes plus fluides et une meilleure organisation, l’entreprise a pu répondre plus rapidement aux demandes de ses clients, renforçant ainsi la confiance et la satisfaction de ces derniers.
Témoignage du Client (Anonyme)
Un des responsables de la PME a partagé son expérience avec Scanadoc :"Avant de travailler avec Scanadoc, nous étions constamment confrontés à des problèmes de gestion documentaire. Les erreurs de classement étaient fréquentes et la sécurité de nos documents était un sujet d’inquiétude. Depuis que nous avons adopté leurs solutions, non seulement nous avons considérablement gagné en efficacité, mais nous avons aussi renforcé la protection de nos données. Le processus est simple, fluide, et parfaitement adapté à nos besoins. Scanadoc a transformé notre façon de travailler."
Conclusion : Scanadoc, le Partenaire de Confiance pour une Gestion Documentaire Efficace et Sécurisée
Ce cas d’utilisation démontre l'impact qu'une solution de gestion documentaire adaptée peut avoir sur la performance d'une entreprise, en particulier dans des secteurs sensibles comme celui des services juridiques. Scanadoc a non seulement aidé cette PME à simplifier ses processus internes, mais aussi à renforcer la sécurité et la conformité de ses documents.
Pour toute entreprise cherchant à améliorer sa gestion documentaire tout en assurant une sécurité optimale de ses données, Scanadoc est un partenaire de confiance.
Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, nos solutions sont conçues pour répondre à vos besoins spécifiques et vous accompagner dans votre transformation numérique.
Comments